Pourquoi soigner l’accueil à domicile ?

Recevoir une équipe adverse, c’est donner une image de votre club. Un accueil clair et chaleureux fluidifie la journée, apaise les tensions et donne envie de revenir.

Ci-dessous : une boîte à outils simple, quelque idées  pour être prêts sans stresser.

Timeline : de J-3 au Jour J

Ci dessous une timeline indicative pour vous aider a vous organiser (Encore une fois rien ce n'est qu'une idée possible d'organisation; vous êtes bien entendu libre de faire comme bon vous semble)

J-3

• Confirmer avec le capitaine adverse : adresse exacte, parkings, nombre de courts, surface, balles officielles, repas/collation.
• Bloquer les bénévoles/roles et valider la composition de l'équipe.
• Réserver le club-house et vérifier le stock / courses (café, thé, sucre, gobelets réutilisables, eau, serviettes).

J-2

• Publier un rappel à l'équipe : heure de RDV, tenue, rappel fair-play, qui apporte quoi (balles, gâteaux, fruits, etc.).
• Vérifier (si besoin) la trousse de secours de votre club (strap, pansements, spray froid, désinfectant).

J-1

• Imprimer ou préparer les  Modèle de feuille de constitution d'équipe avant match - Modèle téléchargeable ici (PDF)  
• Composer le sac capitaine : "feuilles de match", stylos, marqueurs de score, chargeur batterie (ça dépanne souvent)...
• Dernier message aux adversaires et à l'équipe si météo incertaine (éventuel plan B).

Jour J
– avant l’arrivée de l'équipe adverse :

• Ouverture du club-house, (accueil, vestiaires, toilettes, terrains).
• Mettre à disposition : eau/café/thé, gobelets réutilisables, croissant / quelques fruits.

- à l'arrivé de l'équipe adverse

• Accueillir l'équipe et proposer le café / quelque chose a boire (petit déj sir c'est le matin)
• Puis voir avec le capitaine la constitution des équipe
• Organiser et lancer les matchs avec le JA

Pendant la rencontre

• Prêter main forte si besoin (changement de balles, eau, café, marqueur de score...).
• Suivre les scores (photo des feuilles),
• Proposer de l’eau/encas, garder le club-house en état en continu.

Après match

• Repas / Collation / apéro ... C'est le moment convivial de la rencontre
• Saisir les résultats sur place (Maintenant on le fait tous directement sur tenup. (en général)
  

Au départ de l'équipe adverse

• Remercier l’équipe adverse, l’arbitre le capitaine,
• faire une photo conviviale si l’ambiance s’y prête.
• Rangement/Nettoyage : vaisselle, poubelles (tri), tables et sol propres, lumières éteintes, portes fermées. (C'est important, pensez a ceux qui passe derrière vous)

J+1

• Message de remerciement au groupe, petit debrief (points positifs / amélios).
• Régler les notes de frais (courses, cafés) si besoin, archiver les photos/feuilles.

Well done !!!  You re the champion !! 

Une petite Checklists express

Accueil à domicile – Avant

• Courts réservés & prêts, vestiaires propres
• Balles officielles, marqueurs de score
• Eau/café/thé, fruits (bananes, pommes), serviettes papier
• Affichages :  tri sélectif, wifi si dispo...
• Trousse de secours, sacs poubelles, serpillière/éponge

Accueil – Pendant

• Annonce des passages, suivi des scores, photo des feuilles
• Réassort eau/encas, maintien de la propreté continue
• Esprit fair-play, médiation calme en cas de désaccord

Accueil – Après

• Résultats saisis + photo, remerciements
• Vaisselle/poubelles/sol OK, fermetures

Rôles recommandés (à répartir)

• Capitaine : coordination globale, contact adverse, composition d’équipe,
• Juge Arbitre : saisie des scores.
• Accueil : orienter, afficher ordre de jeu, gérer signalisations.
• Ravitaillement : boissons, fruits, réassort.
• Photos/Com : photo d’équipe.
• Rangement/Nettoyage : en continu puis fin de rencontre.

Coin “collation/repas” (idées & quantités)

Base pour 10 personnes (4 simples + 2 doubles + encadrants).

• Boissons : 6–8 L d’eau, 1 L de jus, café/thé (thermos), lait & sucre.
• Fruits : 2 kg (bananes/pommes), barres de céréales (10–12).
• Salé simple : quiches/pizzas (3–4), ou 20 mini-sandwichs.
• Dessert : gâteau maison/compotes.
• Allergènes : indiquer clairement (gluten, fruits à coque, lait).

Astuce budget : plafonnez par rencontre (ex. 20–40 €), conservez les tickets et faites tourner la charge d’une journée à l’autre.

Éco-responsable & confort

• Privilégier gobelets réutilisables et gourdes individuelles.
• Tri sélectif visible (poubelles papier / plastique / ordures).
• Eau du robinet + jarres, limiter les petites bouteilles.
• Communication claire pour respecter les lieux (affichette “laissé propre”).

Modèles de messages

Message au capitaine adverse (J-3)

Bonjour,
Je suis le capitaine de [Votre Club – Équipe].
Voici les infos pour le match du [date/heure] chez nous :
adresse : [adresse] – parking : [infos] – courts : [nb/surface]
Nous avons prévu une collation (eau/café/fruits/repas).
N’hésitez pas à me joindre : [téléphone]. À bientôt !

Brief équipe (J-1)

Salut les gars / les filles
Demain on reçoit [Club]. RDV [heure] au club-house.
Qui apporte :   ; fruits [A] ; quiche/gâteau [B] , Croissant [C]
Merci d’arriver 15 min en avance.
Rappel : avant de partir il faudra ranger et nettoyer le club house afin de le rendre nickel.
Allez les gars ! Let's Go ! 🎾